Proč se zabývat projektovým managementem v kultuře

Měli jste někdy problém při realizaci vašich akcí zkoordinovat práci lidí, vejít se do rozpočtu nebo časového plánu? Překvapily vás někdy nečekané události, na které jste nepomysleli? V tom případě vám doporučujeme objevit projektové řízení a logický rámec projektu…

Předmětem projektového řízení je projekt, který představuje soubor činností, které je potřeba naplánovat a provést, aby bylo dosaženo požadovaných cílů.

Proč je dobré projekty řídit projektově?

Pokud není projekt dobře zpracován trvá práce 10x déle než se původně předpokládalo. Pokud je zpracován kvalitně tak trvé jen 2x tak dlouho.

Když se spokojíte jen s dobrým, těžko dosáhnete něčeho skvělého. Skvělé věci nepřijdou samy od sebe, pokud jim nepůjdete naproti. Na začátku projektu existují očekávání ohledně výsledku, někdy velmi konkrétní, často ale třeba i jen ve formě více či méně mlhavých představ. I při pevně stanovených kritériích často existuje možnost různé interpretace úspěšnosti projektu. Při vágních definicích cílů projektu je pak dodatečné vyhodnocování úspěšnosti spíše jen hrou na snahu o objektivní vyhodnocení. Chcete realizovat úspěšnější projekty, s výraznějšími výsledky? Jasné stanovení očekávání a následné vyhodnocení projektu je naprostou nezbytností a vaší odpovědností.

Jak ale na to a kde začít? Projektové řízení definuje několik fází projektu, podle kterých můžete krok za krokem postupovat:

  1. Identifikace a zadání projektu
  2. Plánování projektu
  3. Realizace projektu
  4. Ukončení a zhodnocení projektu

Každá fáze obsahuje řadu aktivit, které je potřeba udělat, díky projektovému řízení ale můžete využít řadu praktických nástrojů, které vám pomůžou na nic nezapomenout, vše sepsat na papír a snadno si ujasnit

CO – co chceme realizovat

JAK – jak to uděláme

KDY – časový harmonogram

S KÝM – kdo bude v týmu, jaké bude mít kdo odpovědnosti

ZA KOLIK – do jakého rozpočtu se musíme vejít, kde seženeme finance

RIZIKA – často opomíjená oblast, kterou není dobré zanedbat 😉

Logický rámec projektu

Jeden z mocných nástrojů projektového řízení je LOGICKÝ RÁMEC PROJEKTU. Jedná se o shrnutí všeho podstatného o projektu na jednom listu papíru, které umožňuje každému rychle pochopit, proč event realizujeme a co jím chceme dosáhnout. Jeho půvab spočívá v tom, že se vejde přehledně na jednu A4.

Pro správné vypracování logického rámce je potřeba odpovědět na několik základních otázek. První otázkou je KDO?. Hledáme vlastníka, neboli zadavatele projektu. Musí to být zadavatel definovaný z pohledu tvůrce, který projekt realizuje. Daší kroky a odpovědi musí být formulovány z tohoto pohledu a perspektivy.

Obecný záměr a Bezprostřední cíl odpovídají na otázku PROČ?, jednak z obecnějšího či strategického úhlu pohledu, ve druhé případě více z úhlu pohledu zadavatele projektu a jeho specifických cílů.

Další řádky odpovídají na otázky CO? (Výstupy) a JAK? (Klíčové aktivity).

Pole vedle klíčových aktivit definují další dvě základní omezení projektu – Zdroje (finanční, lidské, apod.) a základní časové termíny pro projekt.

Sloupec Rizika a předpoklady doplňuje vertikální logiku matice…

Logický rámec je logický mimojiné v tom, že dává smysl jak horizontálně (každý sloupec rozvíjí informace z předchozího), tak i vertikálně (čteme jej od spodního pravého rohu podle modrých šipek – příklad:

Pokud městský úřad povolí náš kulturní projekt k výročí města na veřejném prostranství (vnější vstupní podmínky)
a budeme jej realizovat (klíčové aktivity),
a bude moct v daný termín přijet hlavní hvězda programu (vnější podmínky)
pak se akce uskuteční (výstupy)
a média o akci budou psát (vnější podmínky),
pak bude víc lidí znát naše krásné město a jeho historii (bezprostřední cíl)
a pokud nenastane válka, úpadek místních firem, a … (vnější podmínky)
pak bude naše město opět o něco atraktivnější a zajímavější místo k životu (Obecný záměr))

Sloupec Objektivně měřitelné indikátory

Též objektivně ověřitelné ukazatele. Jde o druhý sloupec matice v řádcích jedna až tři a odpovídá na otázku Jak a co má být měřeno z pohledu kvantity, kvality i času. Uvádí se konkrétní hodnoty a ukazatele pro měření vztažené k úrovni uvedené v prvním sloupci konkrétního řádku, tedy výstupů, bezprostředního cíle i obecných záměrů. Vzhledem k často diskutované evaluaci kulturních projektů velmi doporučuji jakékoli indikátory zavést a měřit, ideálně také vyhodnocovat v dlouhodobějším horizontu napříč více projekty. Mezi indikátory v kultuře bude zcela jistě patřit např. počet návštěvníků, rozpočet, měla by k tomu patřit i vyhodnocení spokojenosti návštěvníků, partnerů a dalších zainteresovaných stran.

Sloupec Zdroje ověření indikátorů

Tento sloupec doplňuje informace, odkud budou hodnoty indikátorů čerpány, tzn. jak budou získány informace pro měření, kým, kdy, za jaké období… Například počet návštěvníků bude zjištěn z reportů ticketingové společnosti, spokojenost pomocí dotazníkového šetření apod.
Logický rámec projektu se využívá ve všech fázích životního cyklu projektu – pomáhá nám event rozplánovat, řídit jeho realizaci a následně jej vyhodnotit. Ačkoliv může někomu na začátku připadat nelogický, objevíte-li jeho kouzlo, zjistíte, že se jedná o velmi praktickou pomůcku a už nebudete chtít pracovat jinak.

 

Logický rámec vlastního projektu si můžete s námi vyzkoušet na vlastní kůži (a vlastní projekt) buď díky našemu on-line kurzu nebo živému semináři v Brně a Praze.

 

Jak projekt zabít

Projektový přístup nás nenaučí dělat zázraky. Umožní nám uvědomit si, že určité konkrétní kroky je nutno provést v předem daném čase. Že je potřeba si je předtím promyslet. Kontrolovat postup prací a nekompromisně přebírat výsledky. Začněte postupně, krok za krokem, a poté logický rámec projektu projednejte s celým týmem.
Ať už řídíte své projekty projektově nebo ne, uvádíme zde ještě pár bodů, jak projekt spolehlivě potopíte:

Projekt zablokujeme

  • Vágním zadáním.
  • Nejasnými požadavky.
  • Co nejrychlejším spuštěním bez jasného plánu.
  • Povídáním a pokrytectvím.
  • Nejasnými kompetencemi v týmu.
  • Změnami podmínek a požadavků.

 

Tereza Raabová

Zdroje: Culture Matters – kurz Projektový management v kultuřeWikipedia, www.karelborovicka.cz, Pavel LasákMíra Vlach, Systemonline.cz

 

Komentáře

Přidat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna.

  • Buďte v obraze

    Zadejte email a pošleme vám zdarma e-book Jak na soukromé dárce aneb Dárcovské programy v kultuře. Další zajímavé články, ebooky, webináře a kurzy zasíláme cca 1-2x měsíčně.

  • Kategorie článků